내용증명 보내는법과 양식: 원본 1부·등본 2부, 우체국 접수부터 효력·반송까지

내용증명이란? 무엇을 보냈는지 우체국이 증명

내용증명은 등기취급을 전제로 우체국 창구나 정보통신망을 통해 발송인이 수취인에게 어떤 내용의 문서를 언제 발송했는지를 우체국이 증명하는 특수취급제도입니다(「우편법 시행규칙」 제25조제1항제4호가목). 그래서 “보증금을 돌려 달라고 분명히 요구했다”, “계약을 끝내겠다고 미리 알렸다”처럼 말한 날짜와 내용이 중요한 다툼에서 증거로 쓰입니다.

내용증명으로 보낼 수 있는 문서는 한글·한자 또는 외국어로 글자를 명료하게 적은 문서이며, 숫자·괄호·구두점 같은 일반 기호를 함께 쓸 수 있습니다(제46조). 공공의 질서나 선량한 풍속에 반하는 내용, 원본과 등본이 같은 내용인지 쉽게 알아볼 수 없는 문서는 받아 주지 않습니다.

내용증명 보내는법

내용증명 보내는법은 같은 문서 3부를 준비해 우체국 창구에 내거나 인터넷으로 접수하는 것입니다.

준비물은 같은 문서 3부

내용증명을 보내려면 내용문서 원본 1부와 그 등본 2부를 제출해야 합니다(「우편법 시행규칙」 제48조제1항). 원본은 받는 사람에게 가고, 등본 1부는 우체국이 발송한 다음 날부터 3년간 보관하며, 나머지 1부는 보내는 사람에게 돌려줍니다(같은 조 제3항).

준비할 것	기준	근거
내용문서 원본	1부, 받는 사람에게 발송	제48조제1항
등본	2부 (우체국 보관 1, 발송인 1). 발송인이 필요 없으면 1부	제48조제1항·제3항
용지	A4 (가로 210mm × 세로 297mm), 등본은 원본을 복사한 것	제49조제1항
이름·주소	원본·등본·봉투에 적는 보내는 사람과 받는 사람의 이름·주소가 모두 같아야 함	제51조제1항
봉투	받는 사람과 보내는 사람의 이름·주소를 적은 봉투	제52조제4항

여러 사람에게 같은 내용을 보낼 때는 동문내용증명으로 할 수 있고, 이때는 수취인별 원본과 수취인 전부의 이름·주소를 적은 등본 2부를 냅니다(제47조, 제48조제2항).

내용증명 우체국 접수 절차

우체국은 원본과 등본을 대조해 같은지 확인한 뒤, 원본과 등본 각각에 발송 날짜와 내용증명으로 보낸다는 뜻, 우체국 이름을 적습니다(「우편법 시행규칙」 제52조제1항). 원본과 등본 사이에는 우편날짜도장을 걸쳐 찍거나 같은 위치에 구멍을 뚫는 방식으로 계인하고, 2장 이상이면 간인합니다(같은 조 제2항·제3항). 증명이 끝난 원본은 직원이 보는 앞에서 보내는 사람이 봉투에 넣고 봉함합니다(제4항).

내용증명 비용 계산 방식

내용증명 취급수수료는 A4 기준 용지 매수로 계산하고, 양면에 쓰면 2매로 셉니다. A4보다 큰 문서는 A4 크기로 접어 매수를 세고, 작은 문서는 A4 1매로 셉니다(「우편법 시행규칙」 제53조). 장수가 늘면 비용도 늘어나므로 핵심만 간결하게 쓰는 편이 좋습니다.

고칠 때와 접수 후 주의할 점

글자를 고쳐야 하면 고친 곳 여백에 “정정”·“삽입”·“삭제”와 글자 수를 적고 도장·지장을 찍거나 서명해야 하며, 고친 글자는 알아볼 수 있게 남겨 두어야 합니다(제50조제1항·제2항). 한 번 접수한 뒤에는 이름·주소를 바꾸거나 글자를 고쳐 달라고 할 수 없으므로(제50조제3항), 출력 전에 꼼꼼히 확인하는 것이 가장 중요합니다.

내용증명 인터넷 발송

인터넷으로도 보낼 수 있습니다. 「우편법 시행규칙」 제48조제1항 단서는 전자우편으로 내용증명을 보낼 때 우정사업본부장이 고시한 방식대로 전자 파일 형태의 내용문서를 제출하도록 하고, 우체국은 그 파일을 발송 다음 날부터 3년간 보관합니다(제48조제4항).

내용증명 양식과 작성법

내용증명에 정해진 양식은 없습니다. 「우편법 시행규칙」은 글자를 명료하게 적은 문서(제46조)를 A4 용지(제49조제1항)로 내도록 정할 뿐이라, 아래 항목을 빠짐없이 적으면 됩니다.

작성법: 들어갈 내용	예시
제목	보증금 반환 요청, 계약 해지 통지
받는 사람·보내는 사람	이름과 주소 (원본·등본·봉투 모두 같게, 제51조제1항)
사실관계	계약일, 계약 내용, 지금까지의 경과
요구 사항	무엇을, 언제까지 해 달라는지
불이행 시 조치	기한 안에 이행하지 않으면 취할 법적 절차
날짜와 서명	작성일, 보내는 사람 서명 또는 날인

쏠쏠셈의 서식 작성기에 빈칸만 채우면 아래 내용증명 예시 문서를 바로 만들 수 있습니다.

보증금 반환 요청 내용증명 양식

임대차 계약 해지 통지서 양식

계약갱신 요구 통지서 양식

내용증명 효력과 한계

내용증명은 문서를 보낸 사실과 그 내용을 증명할 뿐, 받는 사람에게 돈을 주거나 무엇을 하라고 강제하는 효력은 없습니다. 이 점을 오해하면 내용증명만 보내 놓고 정작 필요한 절차를 놓치기 쉽습니다.

자주 착각하는 부분이 “보낸 날 효력이 생긴다”는 생각입니다. 상대방이 있는 의사표시는 상대방에게 도달한 때 효력이 생기므로(「민법」 제111조제1항), 받았는지와 언제 받았는지가 중요한 통지라면 배달일자와 수취인을 증명해 주는 배달증명(「우편법 시행규칙」 제25조제1항제4호다목)을 함께 신청하는 편이 안전합니다.

돈을 돌려받으려는 목적이라면 또 하나를 기억해야 합니다. 내용증명으로 갚으라고 요구하는 것은 「민법」상 최고에 해당하는데, 최고는 6개월 안에 재판상의 청구나 압류·가압류 등을 하지 않으면 시효를 중단시키는 효력이 없습니다(「민법」 제174조).

목적	내용증명으로 되는 것	따로 필요한 것
보증금 반환 요구	요구한 날짜와 내용 증명	반환되지 않으면 임차권등기명령 등
계약 해지·갱신 통지	통지 내용과 발송일 증명	도달일이 중요하면 배달증명
빌려준 돈 독촉	최고 사실 증명	6개월 안에 소송 등 재판상 청구

빌려준 돈 반환 요청 내용증명 작성기

배달증명: 받았는지까지 증명하려면

배달증명은 등기우편물을 언제 누구에게 배달했는지 증명하는 제도입니다(「우편법 시행규칙」 제25조제1항제4호다목). 우편물 겉면에 “배달증명”이라고 표시하고, 배달되면 배달증명서를 우편이나 원하면 전자적 방법으로 받습니다(제57조·제58조). 내용증명을 보낸 뒤에도 발송 다음 날부터 3년 안에는 배달증명을 따로 청구할 수 있습니다(제59조 단서).

내용증명 반송: 받지 않고 돌아오면

내용증명 자체는 발송한 사실과 내용을 증명하지만, 의사표시의 효력은 상대방에게 도달해야 생깁니다(「민법」 제111조제1항). 반송되었다면 다른 방법으로 다시 알리거나 법률 상담을 받아 도달 방법을 검토하는 것이 좋습니다. 지급명령처럼 법원을 통한 절차는 법원이 송달을 맡습니다.

지급명령신청 방법과 이의신청

내용증명 조회: 재증명과 등본 열람 (3년)

내용증명을 보낸 사람이나 받은 사람은 발송한 다음 날부터 3년 안에 우체국에 특수우편물수령증·주민등록증 등을 보여 본인임을 입증하고 다음을 청구할 수 있습니다.

청구	내용	근거
재증명	보관 중인 등본과 같은 등본을 내면 다시 증명해 줌 (분실하면 우체국 보관본을 복사해 재증명 가능)	제54조
등본 열람	발송우체국에서 보관 중인 등본을 열람	제55조

내용증명, 자주 하는 질문

Q. 손으로 쓴 내용증명도 되나요?

A. 됩니다. 「우편법 시행규칙」 제46조는 글자를 명료하게 적은 문서이면 취급한다고 정하고 있습니다. 다만 등본은 원본을 복사한 것이어야 하므로(제49조제1항), 손으로 쓴 원본을 복사해 등본을 만듭니다.